Ich will auf Konferenz – ach nein, eigentlich nicht… Oder: Wie organisiere ich richtig?


Ja, zu jeder Konferenz, zu jeder Tagung gehört auch eine gute Planung. Da unser Lehrstuhl wohl in einem Jahr selbst eine kleine Tagung ausrichten wird, habe ich jetzt mal alles, was mir zum Thema „Tagungsorganisation“ einfiel, zusammengetragen:

Die Organisation vorab

  1. Die Webseite der Ausschreibung sollte möglichst unübersichtlich sein  – nur so kann gewährleistet werden, dass nur intelligente Personen kommen – die anderen finden nicht einmal die Anmeldung. Und das ist gut so.
  2. Stelle alle Informationen zu Zeiten und Ort nur als pdf zur Verfügung – alle Teilnehmer werden dich dafür lieben, da man gerade auf Mobilgeräten immer begeistert ist, 17MB große Dateien herunterzuladen um dann festzustellen, dass man das andere Dokument darüber benötigt.
  3. Informiere in keinem Fall die Vortragenden, wann genau sie mit ihrem Vortrag dran sind. Ein vages „vermutlich am Dienstag“ sollte reichen.
    Einerseits hält das die Spannung bei den Referenten hoch, andererseits ist so gewährleistet, dass keiner nur zu seinem Vortrag kommt und danach wieder abreist.
    Wie – Sie haben sich auf Dienstag verlassen und ihr Flieger geht um Mittwoch um 12:00, genau zu Ihrer Vortragszeit? Das geht ja gar nicht… nicht umsonst hieß es „Vermutlich“! Brauchen Sie die Nummer Ihrer Fluggesellschaft zum Umbuchen? Nein? Gut, hätten wir eh nicht da gehabt.

Da sind wir gleich beim nächsten Punkt:

Die Zeitplanung

OK, „nichts zu früh preisgeben“ hatten wir schon. Aber da gibt es noch mehr.

  1. Der Zeitpunkt für die offizielle Eröffnung ist sehr wichtig.
    Am besten legt man sie an das Ende des ersten Tages, nach acht Stunden Vorträgen und Workshops.
    Da ist jeder froh, noch eine Stunde den Grußworten diverser Vertreter politischer Parteien und verschiedener Organisationen  lauschen zu dürfen.
    Ach, es war aber nur noch eine Handvoll Leute im Audimax? Wie schade aber auch… alle gemeldeten Teilnehmer hätten hier nie hereingepasst, verstehen Sie?
  2. Einige Gebäude deines Campus werden gerade saniert? Perfekt!
    Wähle unbedingt Räume in diesem Trakt für deine Tagung. Vor allem die Suche nach einem nicht wegen Sanierung geschlossenen WC bringt allen Teilnehmern Spaß.
    Auch Aufzüge, die aus Gründen der Sanierung nur bestimmte (für die Teilnehmer falsche) Stockwerke anfahren, machen jede Campusralley überflüssig.
    Gelegentliche Bohr- und Hämmergeräusche lehren auch dem ärgsten Nuschler, seinen Vortrag laut und deutlich zu halten. Perfekt!
  3. Halte deine Daten zur Raum- und Zeitplanung inkonsistent!
    Du willst, dass sich die Teilnehmer deiner Konferenz kennenlernen? Dann organisiere gruppendynamische Übungen.
    Eine sehr effiziente Möglichkeit ist, auf Webseite (siehe erster Punkt) und in den gedruckten Informationen unterschiedliche, sich widersprechenden Daten anzugeben. Achte aber darauf, dass die studentischen Hilfskräfte an der Information einen davon abweichenden Datensatz erhalten – nur so wird das Spiel effektiv.
    Du kannst dich nun in deinem Büro zurücklehnen und dem Gewusel auf dem Campus zusehen, den Karavanen, die von Gebäude zu Gebäude ziehen, sich ratlos sammeln und diskutieren, wohin sie denn sollen. Gut gemacht!
  4. Ach ja – natürlich enthält die Webseite die ältesten Informationen! Wie kommen Sie, lieber Teilnehmer, denn darauf, dass das Papier, das wir Ihnen ausgehändigt haben, weniger aktuell sein könnte? Also Leute gibt’s!

Damit sind wir auch schon beim letzten Punkt, der

Organisation vor Ort

  1. Kennenlernen ist wichtig. Stimmt. Daher verzichte darauf, außen an den Gebäuden deines sehr unübersichtlichen Campus irgendwelche Hinweisschilder aufzuhängen. Ein großes Plakat mit einem nur mit Gebäudenummern versehenen Lageplan zwischen mehreren Bäumen mitten auf dem Campus reicht. Habe ich erwähnt, dass die Nummern von denen der gedruckten bzw. den Unterlagen im Internet abweichen sollten? Denn nur so funktioniert das oben beschriebene Kennenlernspiel.
    Und denk daran, nur wer die in der Bibliothek versteckte Anmeldung bzw. das Tagungsbüro findet, ist es wert, an deiner Tagung teilzunehmen!
  2. Du erinnerst dich daran, den studentischen Hilfskräften der Anmeldung falsche Informationen über Räume und Orte zu geben? Ja? Dann ist ja gut.
  3. Tagungscafés sind ein wichtiger Treffpunkt. Daher verstecke sie zu Dutzenden an mehreren Orten. Verzichte darauf, Hinweisschilder anzubringen. Wer einen Kaffee will, der wird das Café auch finden!
    Was heißt, da kommt keiner (Immerhin die Handwerker, die gerade nebenan über der Sanierung sind. Egal, bringt auch Geld)? Kann gar nicht sein. OK, dann hängt am letzten Tag im Treppenhaus ein Hinweisschild auf. Nicht, dass wir auf dem teuren Kuchen sitzenbleiben, irgendwie muss sich die Tagung ja finanzieren.
  4. Tagungsbüros sind wichtige Informationszentralen. Damit es den Teilnehmern nicht so einfach gemacht wird, löse es schon am Morgen des letzten Tages auf.
    Die Teilnehmer sollen in ihren Workshops sitzen, nicht im Tagungsbüro seltsame Sachen fragen.
  5. So, Sie waren also bei der Posterpräsentation dabei und wollen jetzt wissen, wo Sie am letzten Tag Ihr Poster wieder abholen können? Da gehen Sie doch mal ins Tagungsbüro… äh hoppla… Sind Sie sicher, dass sie das Poster wieder wollen?
    Ich meine, die Posterpräsentation war doch eh in einem Container außerhalb des Campus und auch nicht im Lageplan verzeichnet – hat doch also eh keiner gesehen, oder?
    Weil – Posterpräsentationen bringen Teilnehmer ohne viel Aufwand – daher solltest du unbedingt eine Posterausstellung einplanen. Aber eigentlich interessiert sich eh keiner dafür. Daher finde einen Platz, an dem sie nicht stören.
    Ach, Sie sind immer noch da und warten auf Ihr Poster? Kommen Sie doch am Montag wieder, Frau Rodriguez aus Barcelona.
  6. Achte auf gute Lüftung der Räume.
    Nicht nur, dass schlecht gelüftete Räume müde machen – ein stetiger kühler Luftstrom aus der Klimaanlage hält nicht nur wach, sondern auch mobil (Jacke anziehen, Schal fester ziehen, den Nachbar fragen, ob es ihn auch friert) – und man hat ein schönes Andenken an die Tagung. Oder ist eine ausgewachsene Erkältung etwa nix wert?

So, das sollten schon mal die wichtigsten Punkte sein, oder fällt euch noch etwas ein?

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8 Gedanken zu „Ich will auf Konferenz – ach nein, eigentlich nicht… Oder: Wie organisiere ich richtig?

  1. Pingback: Geschafft! Wenn man selbst Konferenzen hält… | Aussicht mit Einsichten

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