Geschafft! Wenn man selbst Konferenzen hält…


Ihr erinnert euch noch an das Desaster der Konferenzplanung, wie man es nie machen sollte? Nuuuun – vor kurzem waren wir dran. Eine Konferenz mit mehreren Hundert Beteiligten, zusammen mit der Parallelkonferenz (die ich alleine organisiert hatte, war aber übersichtlich und einfach) waren es drei Tage Veranstaltung – Abendbetüttelung inklusive (was zugegeben der mit der schönste, aber anstrengendste Teil war – für mehrere Tage mit zu wenig Schlaf bin ich einfach zu alt…).

Das Dumme an der Sache war aber das, dass ich im Vorfeld klar definierte Aufgaben übernommen hatte (wir waren das lokale Organisationsteam, es gab auch noch ein übergeordnetes, zentrales, das die Anmeldungen, Vorträge etc. organisierte) und mich um den Rest – wie soll ich sagen – nur sehr am Rande interessierte. Vor allem hatte ich keinen globalen Überblick über alles. Fataler Fehler. Sehr fataler.

Denn – wie sollte es anders sein – als die heiße Phase (besser gesagt, die konkrete Detailplanung) begann, fiel erst die Sekretärin aus (die ja die neben den ganzen Listen, Namensschildern usw. auch die Abstimmung mit den Handwerkern und Hausmeistern machen sollte) – und danach Chef, der als einziger eine gewisse Übersicht über alles hatte. Und wenn Chef länger ausfällt, dann gleich richtig. Sprich – er war mehrere Wochen krank, nur sehr eingeschränkt für Fragen zur Verfügung und zur Veranstaltung selbst quälte er sich mal aus dem Bett, aber gesund ist anders. Dass mein Kollege auch ein paar Tage kränkelte und sogar ‘ne gute Woche zu Hause war, fällt schon gar nicht mehr ins Gewicht.

Tja, da stand ich nun. Ich hatte nun noch drei Wochen Zeit. Und die Zeit tickte verdammt schnell.

Punkt 1: Herausfinden, was alles schon erledigt ist – und was nicht.
Letztere Liste war wesentlich länger. Und es tauchten plötzlich Sachen auf, an die ich im Leben nie gedacht hätte… Und an die auch bisher niemand dachte. Und um die sich daher auch noch niemand gekümmert hatte. Suuuuper.

Punkt 2: Herausfinden, wer für was an der Uni und verbundenen Stellen verantwortlich ist.
Danach versuchen mit den Verantwortlichen zu sprechen. Leider ist die vorlesungsfreie Zeit auch die, zu der die meisten Leute (auch in der Verwaltung und den Werkstätten) Urlaub machen. Also Bitten um Rückruf, Mails mit Bitte um Auskunft, … alles im Dutzend billiger.

Einschub: Verdammt, warum ist heute eine mündliche Prüfung, zu der Chef dabei sein muss…
Ok, verschieben… Waren noch mehr Termine? Genau. Immer wieder Phasen zum Strukturieren des alltäglichen Chaos finden: Termine absagen und verlegen, Prüfungen durchführen, Studis betreuen…

Punkt 3: Irgendwie Überblick über das Chaos behalten.
Meine To-Do-Liste bekam für jeden gestrichenen Punkt drei neue. Man spricht mit Handwerker A, der meinte dann „haben Sie dann wegen Vorarbeit Y schon mit dem Hausmeister X gesprochen?“ Ok, damit ist zwar Handwerker A schon mal integriert, aber die Vorarbeit Y abzusprechen – nun, das waren dann schon wieder neue Punkte auf der Liste. Nicht zu vergessen, dass A ja auch informiert werden musste, dass alles klar geht. Und ähnliches mit Handwerker B und C, und Hausmeister X hat Urlaub, zum Veranstaltungstermin hat W Dienst, der ist erst am Montag wieder da, der wieder will sich noch mit mir treffen um alles vor Ort anzuschauen, am besten mit A zusammen… Ähm… Ja.

Punkt 4: Keep calm.

Punkt 5: Kollegen und Chef notfalls auch krank einspannen und ausquetschen – nicht dass noch Infos verloren gehen. Trotz meiner Listen. Sind ja meine. Und die im Kopf der anderen kenne ich nicht.

Punkt 6: Zentrales Orgateam (zOT) nicht ermorden. Warum sollte ich das wollen? Nuuuun…

t – 5 Tage: zOT: „Haben wir ja ganz vergessen – die Dozenten und Workshop-Leiter bekommen von uns immer freies Essen, das bezahlen wir auch. Nur müsst ihr das organisieren mit eurem Studentenwerk.“ Super. Na ja, zumindest weiß ich jetzt, wer im Studentenwerk wo sitzt, welche Arbeitszeit und welche Aufgaben diejenigen haben. Fragt nicht, wie oft ich dort war, bis alles geregelt war – weil, an dieser Stelle kam raus, dass auch andere Sachen noch nicht genau abgesprochen waren hinsichtlich des Caterings… Gut, dass es noch auffiel.

t – 4 Tage: „Liebes zOT, habt ihr endlich Teilnehmerlisten für uns – wegen Namensschildern und so.“ zOT: „Ja, im Anhang, aber da ändert sich noch einiges. Aber zum Testen der Seriendokumente könnt ihr sie schon nehmen.“ Na gut… Bereiten wir alles vor. Zumindest behauptet Sekretussi, dass sie es täte. Na ja, schau’n wir mal, sie hat ja noch Zeit…

t – 3 Tage: Die vor einer Woche bestellten Namensschilder zum Bedrucken haben den Großhändler verlassen. Hm… das könnte knapp werden.

t – 2 Tage: zOT: „Wir haben vergessen – wir bräuchten ja noch Programmflyer für die Veranstaltung. Für jeden Teilnehmer einen. Könnt ihr die bitte drucken lassen?“ Ja, mit betteln und lieb gucken hat mir die Druckerei das Ganze noch gemacht – aber nur gegen Selbstabholung am anderen Campus. Ok, jetzt kenn ich den auch gut, da komm ich sonst ja kaum hin.

t – 1 Tag: Die Namensschilder sind nicht da. Gut, dass ein großer Büroartikelhändler in der Nachbarstadt genau die passenden vorrätig hat. Leider zum doppelten Preis. Egal, um 8 bei der Ladenöffnung stand ich dort und holte welche. Auf dem Weg ins Büro erhielt ich die ersten Mails, SMS und Anrufe, wie ich nur ausgerechnet heute zu spät kommen könne und wo ich denn wohl bliebe…
*grrr* Siehe Punkt 4 – siehe Punkt 4 – siehe Punkt 4 ….
Nachdem wir ja inzwischen nochmals Listen bekommen hatten (die vierten oder fünften, ohne Änderungsverfolgung natürlich), haben wir alles gedruckt: Teilnahmebestätigungen (auch ein Seriendruckdrama! Nachdem es die fast genesene Sekretöse auch nach Stunden nicht geschafft hatte, habe ich es dann gemacht – ging schneller. Und Excel ist eh Teufelszeugs. Habe ich erwähnt, dass die Listen alle in Excel waren aber nicht alle Spalten so für den Seriendruck tauglich waren?), Namensschilder für Vortragende und Teilnehmer (Seriendruckdrama, Teil 2), Teilnehmerlisten für die Anmeldung, Listen für die Workshop-Leiter, Lagepläne, ….
Wir holen uns noch Studis, um alles in Päckchen für die Teilnehmer und Vortragenden zu bündeln und sind am Freitagabend vor der Konferenz fertig. Fix und fertig. Wir UND die Arbeit.
Schönes Wochenende.
Denkste. Samstagabend nach 23 Uhr kam eine Mail (die ich aber erst sonntags sah) mit den aktualisierten(!) Teilnehmerlisten und dass wir die doch noch beachten sollen, es hätten sich noch Teilnehmer an-, um- und abgemeldet. Nö. Ist es unverschämt, genau das auch dem zOT zu schreiben? Ich meine: NEIN!

Punkt 7: Schätze Fortbildungen.
Gerade in der letzten Woche vor der Konferenz hatte ich auch noch zwei Nachmittage Fortbildung (ja, ich weiß, tolles Timing – aber wer rechnet denn mit dem Schlimmsten?). Am ersten Nachmittag hatte ich Smartphone an und bekam alle Dutzend Mails mit – um sie nach Möglichkeit auch gleich zu beantworten. Doooofe Idee. Am zweiten Tag habe ich mich einfach ausklinkt. Telefon und Schleppi aus. Abends hatte ich dann zwar mehr als 30 Mails rumliegen, die alle mehr als dringend schienen – aber die Fortbildung war mein positiver Ruhepol in der Woche. Kaum zu glauben.

Punkt 8: Mache dir genaue Listen für die Veranstaltung selbst.
Und das hat mich dann gerettet. Montags um 6 ging es ja los – Aufbauen überwachen, Leute einteilen, Sachen abholen (Schlüssel und Mikros für die Soundanlage im großen Hörsaal zum Beispiel). Und einen genauen Plan zu haben, wer was wann tun muss, was wohin soll und nicht zuletzt – wen ich anrufen kann, wenn was nicht klappt – das war echt Gold wert!

Übrigens – habe ich erwähnt, dass genau eine Sache erst auf dem letzten Drücker fertig war? Nein? Und wisst ihr, was das war? Genau – eben DAS, was meine originäre Aufgabe zur Veranstaltung war und was ich dauernd wegen dringenderen Sachen vor mich herschob… Grrr….

Aber – dank guter Planung (*g*) hat alles toll geklappt, ich glaube auch, dass alle zufrieden waren und die paar Kleinigkeiten, die passierten (Dozent X kommt nicht ins WLAN, Teilnehmer Cs Name ist falsch geschrieben…) nicht wirklich schlimm waren.

Und ich bin mir auch sicher, die Gruben und Fettnäpfchen, die unsere Kollegen der anderen Fakultät alle zielsicher getroffen haben, im Wesentlichen vermieden habe. Ist doch auch was.

Dennoch kann ich auf SO ETWAS wie diese Wochen gut verzichten… Alleine und das erste Mal im Leben so was auf die Beine stellen… Na ja, in jedem Fall einiges gelernt. Und wenn es auch nur das ist, dass ich unter Druck immer noch alles Mögliche hinkriege.

Ach ja – und die Handwerker, das Studentenwerk, die Hausmeister und was ich sonst noch so alles in letzter Minute eingespannt habe, die haben mich weder mit Forken und Fackeln aus der Uni getrieben noch legen sie kommentarlos auf, wenn ich sie anrufe – so gesehen … Alles gut. Wieder. 🙂

 PS. Am Donnerstag habe ich dann mehrere Voicemails vorgefunden vom Großhändler bezüglich der bestellten Namensschilder: Der Paketdienst hätte mich wohl am Montag nicht angetroffen, wohin sie denn liefern sollten…? *g*

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4 Gedanken zu „Geschafft! Wenn man selbst Konferenzen hält…

    • Inzwischen ist es ja überstanden – und in ein, zwei Jahren kann ich vielleicht darüber lächeln. Noch fällt es schwer..

    • Ne, das kann ich nicht, dieses „nicht mein Job“. Zuzuschauen, wie so etwas gnadenlos den Bach runter geht, vor allem, wenn so viele Leute dran hängen? Ne, geht gar nicht.

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