Auf einem anderen Planeten

Ende letzten Jahres war ich mal wieder auf einer Konferenz, diesmal in Istanbul – schon mal vorweg – es war toll! Die Stadt ist toll, aber laut. Das heißt, auf Dauer dort leben – no way. Als Städtereise oder Dienstreise … jederzeit gerne wieder.

Aber es gab auch viele seltsame oder skurrile Momente – zumindest für einen Mitteleuropäer, der … hm … auch diesen Lebensstil so nicht kennt.

Die Ankunft

Ich kam über den Flughafen auf der asiatischen Seite – Sabiha Gökçen http://de.wikipedia.org/wiki/Flughafen_Istanbul-Sabiha_G%C3%B6k%C3%A7en – überschaubar, nett, kurze Wege, freundliches Personal, aber der Umgang mit Fundsachen ist … hm … seltsam 😀

fundstuecke

Dafür klappte die Fahrt in die Stadt wunderbar.

Die Konferenz

Zeit ist relativ

Ok, Zeitpläne sind für Weicheier. Oder Mitteleuropäer. Trotz großzügiger Planung mit vielen Pausen und langen Diskussionsphasen waren wir innerhalb kürzester Zeit absolut hinter dem Zeitplan… Lag auch daran, dass die Session-Chairs in der Regel die Redezeit nicht strikt begrenzten, und damit beinahe jeder länger sprach als geplant. Und ich spreche nicht von ein oder zwei Minuten.

Eine Stunde zu spät zum Mittagessen … ganz normal. Allerdings scheint uns das Restaurant auch gar nicht früher erwartet zu haben.

Eine Stunde war für jedes Mittagessen eingeplant. Aber hey, das Essen war lecker, die Gespräche sehr gut … und der Weg über den Campus durch die Spätsommersonne weit. Macht ja nichts, dass wir am Ende immer fast zwei Stunden Mittagspause hatten…

Na ja, da war mir dann schnell klar, warum es nach jeder Session eine halbe Stunde für eine ausführliche Diskussion gab – laut Plan. Tatsächlich war es aber … hm … Einholen der verpassten Zeit. Na gut, dann sind wir abends nur eine halbe Stunde zu spät fertig.

Istanbul Universität – eine Welt für sich

Warum?

Nun, für einen Deutschen ist es schon mal sehr seltsam, wenn an den Eingängen zu den wunderschönen Gebäuden in Beyacit bewaffnetes Wachpersonal steht, das auch alle Besucher kontrolliert. Die einzigen, die ohne Kontrolle rein dürfen – sind die allgegenwärtigen Katzen… In den Pausen sitzen überall Studierende, die mit den Tieren schmusen, sie auf dem Schoß haben, sie füttern… und die Viecher genießen es sichtlich… auch natürlich, da an vielen Stellen riesige Messingschüsseln mit Trockenfutter stehen.

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Zur Freude aller (ok, fast aller) schlich sich eine sogar während eines Vortrags in den Konferenzraum – die Konzentration war erst einmal weg, als die sich mitten im Raum begann zu putzen … die Heiterkeit siegte 😀

Conference Bingo

Was das ist?

Nun, nicht nur bei der Zeitgestaltung sind die Türken eher relaxed – auch Programme und Eintragungen der Präsentationen sind nur vage Vorschläge – sei es, weil ein Vortragender ausfiel, der Redner noch am Flughafen festhing oder einer des letzten Tages schon früher wieder weg musste.

Wie das Spiel nun geht? Na ja, sobald alle Vorträge einer Session gehalten sind, schreit man in der Fragerunde „Bingo!“

Tja, eine Session vom ersten Tag war dann erst am dritten Tag komplett, kaum eine ging ohne Verschiebung ab… so hatten wir drei Tage Spiel, Spaß und Spannung… auch ohne Kinderüberraschung…

Ach ja… BINGO!

Professional Presentation Techniques

Auf Konferenzen treffen sich Profis aus aller Welt, halten spannende Vorträge und diskutieren darüber, richtig?

Falsch.

  • Von manchen Folienmastern bekommt man Augenkrebs. Was immer die Kollegen beim Entwerfen da genommen haben – lasst es. Es bekommt euch nicht.
  • Pinke Comic Sans Schrift auf grünem Hintergrund. Jede Zeile andere Schriftgröße, – Farbe oder – Art.
  • Tabellen, die so klein geschrieben sind, dass die Schrift am Beamer nicht höher als 10pt ist. Auf der 3m Leinwand. Oder noch besser – farbige Tabellenhintergründe mit Schrift in ähnlicher Farbe. „… as you can see in this table…“ NO! I CANNOT!
  • Das seltsamste war eindeutig der „Vortragende“, der Absatz für Absatz – sein Paper vorlas. Na gut, keine schlechten Folien zu bestaunen – aber ein Redner, der angestrengt auf das vor ihm liegende Blatt starrt, sich (Lesebrille zu schwach?) dazu auch noch mit den Ellenbogen auf dem normalen Tisch (kein Rednerpult) abstützt … das ist schon … sehenswert… 😀 Trug auch erheblich zur Erheiterung bei…

Summary

Egal. Schön war es, spannend, ich bekam auch für meine Arbeit neue Impulse, hat sich also gelohnt.

Am Ende war dann noch etwas Zeit für Sightseeing … einmal als Touri durch die Stadt – gerade mit den echt toll ausgebauten öffentlichen Verkehrsmitteln ja alles kein Problem …

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Ansonsten ist der Verkehr so, wie man es sich erwartet – scheinbar geht alles durcheinander, tatsächlich achtet dann doch jeder darauf, welchen Blödsinn der andere verbricht, so dass erstaunlich wenig passiert – und sollte doch mal wieder der Bus durch die engen Gassen entgegen der Einbahnstraße stehen oder die Straßenbahn auf der Kreuzung nach dem Einfahren von Fahrzeugen aus allen Richtungen dann endlich den ultimativen Deadlock verursachen – nun, dann ist meist die Polizei nicht weit und löst ihn erstaunlich fix auf… 🙂

Wobei … ja … das mit der Beschilderung … ich glaube, das ist etwas … hm … gewöhnungsbedürftig… (und nein, es gab KEIN geradeaus… 😀 )

DSC_2904Jetzt muss mir nur noch die Uni die Reisekosten erstatten, dann ist alles gut.

Impressionen zum Schluss…

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If it fits, I sits… Ja, Cat Content!

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Bombiger Flug

Nein, nicht mir passiert, sondern einer Kollegin, die es nur begrenzt „amused“ erzählte.

Jene Kollegin wollte zu einer Konferenz fliegen. Und was hat man so im Handgepäck? Richtig. Laptop, Tablet und das Zubehör. Auch jene Kollegin packte alles dies frohgemut in ihren Rucksack, schnappte sich ihren Koffer – und ab zum Flughafen.

Koffer abgeben, auf zur Sicherheitskontrolle. Rucksack in die Wanne, Laptop daneben, Jacke drauf … Die Wanne fährt in den Scanner – und das Chaos bricht los. Security kommt, dem Rucksack durfte keiner mehr nahe kommen… Sie wurde mit bösem Blick und großem Aufstand (schon mal von bewaffneter Security umringt gewesen?) heran geholt.

Was sie denn da drin habe… Was das für eine Bombe sei… Nein, um Gottes willen, sie dürfe nicht näher an den Rucksack kommen!

Und – tatsächlich sah man auf dem Scannerbild einen viereckigen Gegenstand mit Drähten dran, einige der Drähte gingen in ein kleineres Kästchen.

Kenne ich etwa Terroristen und Bombenleger? Oh mein Gott!

Tja, nicht so.

Ihr Grinsen kam wohl nicht so gut – und erst nach mehreren Versuchen konnte sie erklären und dann auch zeigen, was das war:

Im Gegensatz zu mir Chaotin ist sie sehr ordentlich und hat für ihre Maus, die Kabel und Adapter eine Mappe, in der alles ordentlich aufgeräumt und fixiert wird. Tja, und übereifrige Kontrolleure machen dann auch mal eine Bombe daraus…

Nett daran ist aber, dass sie das schon seit Jahren ohne Probleme auf Flugreisen dabei hat… Und gut, dass das noch in Deutschland passierte – ich wüsste so einige Länder, wo die Kontrolleure eventuell noch mehr hyperventilieren…

Geschafft! Wenn man selbst Konferenzen hält…

Ihr erinnert euch noch an das Desaster der Konferenzplanung, wie man es nie machen sollte? Nuuuun – vor kurzem waren wir dran. Eine Konferenz mit mehreren Hundert Beteiligten, zusammen mit der Parallelkonferenz (die ich alleine organisiert hatte, war aber übersichtlich und einfach) waren es drei Tage Veranstaltung – Abendbetüttelung inklusive (was zugegeben der mit der schönste, aber anstrengendste Teil war – für mehrere Tage mit zu wenig Schlaf bin ich einfach zu alt…).

Das Dumme an der Sache war aber das, dass ich im Vorfeld klar definierte Aufgaben übernommen hatte (wir waren das lokale Organisationsteam, es gab auch noch ein übergeordnetes, zentrales, das die Anmeldungen, Vorträge etc. organisierte) und mich um den Rest – wie soll ich sagen – nur sehr am Rande interessierte. Vor allem hatte ich keinen globalen Überblick über alles. Fataler Fehler. Sehr fataler.

Denn – wie sollte es anders sein – als die heiße Phase (besser gesagt, die konkrete Detailplanung) begann, fiel erst die Sekretärin aus (die ja die neben den ganzen Listen, Namensschildern usw. auch die Abstimmung mit den Handwerkern und Hausmeistern machen sollte) – und danach Chef, der als einziger eine gewisse Übersicht über alles hatte. Und wenn Chef länger ausfällt, dann gleich richtig. Sprich – er war mehrere Wochen krank, nur sehr eingeschränkt für Fragen zur Verfügung und zur Veranstaltung selbst quälte er sich mal aus dem Bett, aber gesund ist anders. Dass mein Kollege auch ein paar Tage kränkelte und sogar ‘ne gute Woche zu Hause war, fällt schon gar nicht mehr ins Gewicht.

Tja, da stand ich nun. Ich hatte nun noch drei Wochen Zeit. Und die Zeit tickte verdammt schnell.

Punkt 1: Herausfinden, was alles schon erledigt ist – und was nicht.
Letztere Liste war wesentlich länger. Und es tauchten plötzlich Sachen auf, an die ich im Leben nie gedacht hätte… Und an die auch bisher niemand dachte. Und um die sich daher auch noch niemand gekümmert hatte. Suuuuper.

Punkt 2: Herausfinden, wer für was an der Uni und verbundenen Stellen verantwortlich ist.
Danach versuchen mit den Verantwortlichen zu sprechen. Leider ist die vorlesungsfreie Zeit auch die, zu der die meisten Leute (auch in der Verwaltung und den Werkstätten) Urlaub machen. Also Bitten um Rückruf, Mails mit Bitte um Auskunft, … alles im Dutzend billiger.

Einschub: Verdammt, warum ist heute eine mündliche Prüfung, zu der Chef dabei sein muss…
Ok, verschieben… Waren noch mehr Termine? Genau. Immer wieder Phasen zum Strukturieren des alltäglichen Chaos finden: Termine absagen und verlegen, Prüfungen durchführen, Studis betreuen…

Punkt 3: Irgendwie Überblick über das Chaos behalten.
Meine To-Do-Liste bekam für jeden gestrichenen Punkt drei neue. Man spricht mit Handwerker A, der meinte dann „haben Sie dann wegen Vorarbeit Y schon mit dem Hausmeister X gesprochen?“ Ok, damit ist zwar Handwerker A schon mal integriert, aber die Vorarbeit Y abzusprechen – nun, das waren dann schon wieder neue Punkte auf der Liste. Nicht zu vergessen, dass A ja auch informiert werden musste, dass alles klar geht. Und ähnliches mit Handwerker B und C, und Hausmeister X hat Urlaub, zum Veranstaltungstermin hat W Dienst, der ist erst am Montag wieder da, der wieder will sich noch mit mir treffen um alles vor Ort anzuschauen, am besten mit A zusammen… Ähm… Ja.

Punkt 4: Keep calm.

Punkt 5: Kollegen und Chef notfalls auch krank einspannen und ausquetschen – nicht dass noch Infos verloren gehen. Trotz meiner Listen. Sind ja meine. Und die im Kopf der anderen kenne ich nicht.

Punkt 6: Zentrales Orgateam (zOT) nicht ermorden. Warum sollte ich das wollen? Nuuuun…

t – 5 Tage: zOT: „Haben wir ja ganz vergessen – die Dozenten und Workshop-Leiter bekommen von uns immer freies Essen, das bezahlen wir auch. Nur müsst ihr das organisieren mit eurem Studentenwerk.“ Super. Na ja, zumindest weiß ich jetzt, wer im Studentenwerk wo sitzt, welche Arbeitszeit und welche Aufgaben diejenigen haben. Fragt nicht, wie oft ich dort war, bis alles geregelt war – weil, an dieser Stelle kam raus, dass auch andere Sachen noch nicht genau abgesprochen waren hinsichtlich des Caterings… Gut, dass es noch auffiel.

t – 4 Tage: „Liebes zOT, habt ihr endlich Teilnehmerlisten für uns – wegen Namensschildern und so.“ zOT: „Ja, im Anhang, aber da ändert sich noch einiges. Aber zum Testen der Seriendokumente könnt ihr sie schon nehmen.“ Na gut… Bereiten wir alles vor. Zumindest behauptet Sekretussi, dass sie es täte. Na ja, schau’n wir mal, sie hat ja noch Zeit…

t – 3 Tage: Die vor einer Woche bestellten Namensschilder zum Bedrucken haben den Großhändler verlassen. Hm… das könnte knapp werden.

t – 2 Tage: zOT: „Wir haben vergessen – wir bräuchten ja noch Programmflyer für die Veranstaltung. Für jeden Teilnehmer einen. Könnt ihr die bitte drucken lassen?“ Ja, mit betteln und lieb gucken hat mir die Druckerei das Ganze noch gemacht – aber nur gegen Selbstabholung am anderen Campus. Ok, jetzt kenn ich den auch gut, da komm ich sonst ja kaum hin.

t – 1 Tag: Die Namensschilder sind nicht da. Gut, dass ein großer Büroartikelhändler in der Nachbarstadt genau die passenden vorrätig hat. Leider zum doppelten Preis. Egal, um 8 bei der Ladenöffnung stand ich dort und holte welche. Auf dem Weg ins Büro erhielt ich die ersten Mails, SMS und Anrufe, wie ich nur ausgerechnet heute zu spät kommen könne und wo ich denn wohl bliebe…
*grrr* Siehe Punkt 4 – siehe Punkt 4 – siehe Punkt 4 ….
Nachdem wir ja inzwischen nochmals Listen bekommen hatten (die vierten oder fünften, ohne Änderungsverfolgung natürlich), haben wir alles gedruckt: Teilnahmebestätigungen (auch ein Seriendruckdrama! Nachdem es die fast genesene Sekretöse auch nach Stunden nicht geschafft hatte, habe ich es dann gemacht – ging schneller. Und Excel ist eh Teufelszeugs. Habe ich erwähnt, dass die Listen alle in Excel waren aber nicht alle Spalten so für den Seriendruck tauglich waren?), Namensschilder für Vortragende und Teilnehmer (Seriendruckdrama, Teil 2), Teilnehmerlisten für die Anmeldung, Listen für die Workshop-Leiter, Lagepläne, ….
Wir holen uns noch Studis, um alles in Päckchen für die Teilnehmer und Vortragenden zu bündeln und sind am Freitagabend vor der Konferenz fertig. Fix und fertig. Wir UND die Arbeit.
Schönes Wochenende.
Denkste. Samstagabend nach 23 Uhr kam eine Mail (die ich aber erst sonntags sah) mit den aktualisierten(!) Teilnehmerlisten und dass wir die doch noch beachten sollen, es hätten sich noch Teilnehmer an-, um- und abgemeldet. Nö. Ist es unverschämt, genau das auch dem zOT zu schreiben? Ich meine: NEIN!

Punkt 7: Schätze Fortbildungen.
Gerade in der letzten Woche vor der Konferenz hatte ich auch noch zwei Nachmittage Fortbildung (ja, ich weiß, tolles Timing – aber wer rechnet denn mit dem Schlimmsten?). Am ersten Nachmittag hatte ich Smartphone an und bekam alle Dutzend Mails mit – um sie nach Möglichkeit auch gleich zu beantworten. Doooofe Idee. Am zweiten Tag habe ich mich einfach ausklinkt. Telefon und Schleppi aus. Abends hatte ich dann zwar mehr als 30 Mails rumliegen, die alle mehr als dringend schienen – aber die Fortbildung war mein positiver Ruhepol in der Woche. Kaum zu glauben.

Punkt 8: Mache dir genaue Listen für die Veranstaltung selbst.
Und das hat mich dann gerettet. Montags um 6 ging es ja los – Aufbauen überwachen, Leute einteilen, Sachen abholen (Schlüssel und Mikros für die Soundanlage im großen Hörsaal zum Beispiel). Und einen genauen Plan zu haben, wer was wann tun muss, was wohin soll und nicht zuletzt – wen ich anrufen kann, wenn was nicht klappt – das war echt Gold wert!

Übrigens – habe ich erwähnt, dass genau eine Sache erst auf dem letzten Drücker fertig war? Nein? Und wisst ihr, was das war? Genau – eben DAS, was meine originäre Aufgabe zur Veranstaltung war und was ich dauernd wegen dringenderen Sachen vor mich herschob… Grrr….

Aber – dank guter Planung (*g*) hat alles toll geklappt, ich glaube auch, dass alle zufrieden waren und die paar Kleinigkeiten, die passierten (Dozent X kommt nicht ins WLAN, Teilnehmer Cs Name ist falsch geschrieben…) nicht wirklich schlimm waren.

Und ich bin mir auch sicher, die Gruben und Fettnäpfchen, die unsere Kollegen der anderen Fakultät alle zielsicher getroffen haben, im Wesentlichen vermieden habe. Ist doch auch was.

Dennoch kann ich auf SO ETWAS wie diese Wochen gut verzichten… Alleine und das erste Mal im Leben so was auf die Beine stellen… Na ja, in jedem Fall einiges gelernt. Und wenn es auch nur das ist, dass ich unter Druck immer noch alles Mögliche hinkriege.

Ach ja – und die Handwerker, das Studentenwerk, die Hausmeister und was ich sonst noch so alles in letzter Minute eingespannt habe, die haben mich weder mit Forken und Fackeln aus der Uni getrieben noch legen sie kommentarlos auf, wenn ich sie anrufe – so gesehen … Alles gut. Wieder. 🙂

 PS. Am Donnerstag habe ich dann mehrere Voicemails vorgefunden vom Großhändler bezüglich der bestellten Namensschilder: Der Paketdienst hätte mich wohl am Montag nicht angetroffen, wohin sie denn liefern sollten…? *g*